VIJLBRIEF ASSESSMENT ziet het als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en erop toe te zien dat uw persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. In deze verklaring wordt het privacybeleid van VIJLBRIEF ASSESSMENT toegelicht.
Onze contactgegevens: Kanaalpark 140, 2321 JV Leiden, 071-5238041, info@vijlbriefassessment.nl
1. Doelstelling VIJLBRIEF ASSESSMENT
VIJLBRIEF ASSESSMENT is een adviesbureau voor assessment, professionele ontwikkeling, loopbaanadvies en coaching. Onze doelstellingen en de doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens zijn: het adviseren van onze opdrachtgevers en/of deelnemers omtrent: de selectie (geschiktheid) van deelnemers voor specifieke functies; de ontwikkelmogelijkheden en ontwikkelbaarheid van medewerkers, wel of niet in het licht van een specifieke functie; advisering omtrent loopbanen van deelnemers en coaching van deelnemers. Voor meer informatie, zie: www.vijlbriefassessment.nl.
2. Uitgangspunten gegevensverzameling
Bij het verzamelen van persoonsgegevens berusten wij ons op de volgende beginselen van verwerking: rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid. Er worden slechts gegevens verzameld die noodzakelijk zijn voor het gedegen uitoefenen en evalueren van ons werk en voor het bereiken van onze doelstellingen.
3. Toestemming
Voordat u deelneemt aan een assessment, of een andere vorm van onze dienstverlening, zullen wij uw expliciete toestemming vragen om persoonsgegevens van u ter verzamelen en te verwerken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. U bent in geen enkel geval verplicht om deel te nemen aan onze dienstverlening en uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wij verbinden geen consequenties aan niet deelnemen of het niet verstrekken van uw gegevens aan ons.
4. Welke gegevens verzamelen we?
Vijlbrief Assessment verwerkt persoonsgegevens: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. De persoonsgegevens zijn nodig voor onze doelstelling, zoals omschreven in de eerste alinea. Afhankelijk van de specifieke dienstverlening slaat VIJLBRIEF ASSESSMENT verschillende gegevens van u op:
Uw Curriculum Vitae: Wij vragen om uw CV en pasfoto. Uw naam, geboortedatum, opleiding, werkervaring, e-mailadres en pasfoto zijn relevant voor ons. Deze gegevens worden bewaard in uw dossier.
Uitkomsten van tests vragenlijsten: Alle uitkomsten van tests en vragenlijsten worden opgeslagen in uw dossier. Met onze testleveranciers hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten, waarmee zij ons verzekeren van een zorgvuldige en vertrouwelijke omgang met uw persoonsgegevens.
Aantekeningen van gesprekken met u: een assessmentdag start altijd met een persoonlijk gesprek met één van onze adviseurs. Een coachingstraject bestaat uit een reeks gesprekken. De door ons gemaakte aantekeningen worden bewaard in uw dossier.
Antwoorden op open vragen: Alle antwoorden op eventuele open vragen (bijvoorbeeld bij 360 graden feedback) worden ook in de database van VIJLBRIEF ASSESSMENT bijgehouden.
Observaties en beoordelingen door onze psychologen/assessoren: op een assessmentdag zult u een aantal praktijksimulaties uitvoeren. Deze worden geobserveerd en beoordeeld door onze psychologen/assessoren, om een beeld te krijgen van uw competenties (die relevant zijn voor de vraagstelling). Deze observaties en beoordelingen worden opgeslagen in uw dossier.
Uw assessmentrapportage: Na afloop van een assessment wordt er door ons een assessmentrapportage opgesteld, waarin wij de onderzoeksvraagstelling beantwoorden. Ook deze wordt opgeslagen in uw dossier.
5. Grondslag van de verwerking: uw toestemming
Het verzamelen van bovengenoemde gegevens is voor ons noodzakelijk om onze doelstellingen te kunnen bereiken, namelijk het adviseren van u (en onze opdrachtgever) omtrent uw selectie voor een functie, of uw (loopbaan-)ontwikkeling. Voor een dergelijke doelstelling is het niet mogelijk om met anonieme persoonsgegevens te werken. Wij verzamelen uw gegevens alleen met uw toestemming.
6. Beveiliging persoonsgegevens
De AVG verplicht Vijlbrief Assessment om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. VIJLBRIEF ASSESSMENT draagt zorg voor adequate veiligheidsprocedures, teneinde uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige
verwerking. VIJLBRIEF ASSESSMENT spant zich ervoor in onnodige verzameling en verdere verwerking van uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Zo worden uw (persoons)gegevens beveiligd en versleuteld opgeslagen en vindt de verzending van uw assessmentrapportage beveiligd én via een beveiligde verbinding plaats.
7. Bewaartermijn persoonsgegevens
Vijlbrief Assessment bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Vijlbrief Assessment bewaart uw gegevens daarom 2 jaar. Dit biedt ons de mogelijkheid om uw rapportage of testuitslagen opnieuw aan u te verstrekken wanneer u die zelf bent kwijtgeraakt. Met name met het oog op uw ontwikkeling kan het interessant zijn uw assessmentrapportage op een later moment nog eens te raadplegen. Verder is het in geval van eventuele klachten van uw kant noodzakelijk dat alle gegevens met betrekking tot uw assessment in ons bezit en beschikbaar zijn.
Na 2 jaar zullen uw persoonsgegevens worden vernietigd, met als gevolg dat uw rapportage met testgegevens niet langer kunnen worden verstrekt. Tevens heeft u, na het verloop van deze periode, niet langer het recht op inzage en/of afgifte van uw dossier, aangezien het dossier niet langer bestaat.
8. Geheimhouding
VIJLBRIEF ASSESSMENT en haar medewerkers zijn te allen tijde gehouden tot geheimhouding van alle kennis die voortkomt uit de werkzaamheden, mits dit gegevens van vertrouwelijke aard zijn. Onder de geheimhouding valt ook het professionele oordeel over u van de adviseur. Deze geheimhouding blijft ook na het beëindigen van de werkzaamheden, of na het vernietigen van uw dossier bestaan.
9. Verstrekking en ontvangers van gegevens
Slechts indien u VIJLBRIEF ASSESSMENT daarvoor schriftelijk toestemming geeft, zal worden overgegaan tot het delen van uw assessmentrapportage met de ontvanger: onze opdrachtgever, meestal uw werkgever. U heeft altijd het recht om verstrekking van uw rapportage aan uw werkgever, te blokkeren. Wij zullen u ook mondeling expliciet wijzen op dit recht. Wij delen uw assessmentrapportage nooit met andere partijen dan de opdrachtgever. Wij geven persoonsgegevens nooit door buiten de EU.
10. Privacyrechten U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en het recht op correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. De adviseur zal u inzage in en/of een afschrift van uw dossier geven, wanneer u hier om verzoekt. Daarnaast zal de adviseur de gegevens in uw dossier corrigeren,
indien u kunt aantonen dat deze: a) onjuist zijn, b) onvolledig zijn of c) niet ter zake doen voor de doelstelling van het dossier. Wanneer u een schriftelijk verzoek indient tot vernietiging van uw dossier, dan is VIJLBRIEF ASSESSMENT verplicht om tot daadwerkelijke vernietiging hiervan over te gaan. Voordat VIJLBRIEF ASSESSMENT overgaat tot bovenstaande handelingen, dient u eerst contact op te nemen met VIJLBRIEF ASSESSMENT, via info@vijlbriefassessment.nl of 071-5238041.
11. Geautomatiseerde besluitvorming of profilering is uitgesloten
Bij VIJLBRIEF ASSESSMENT wordt u nooit op basis van een algemeen gedrags- of risicoprofiel individueel beoordeeld. Er wordt niet gewerkt met automatische beslissingen op basis van gegevens of systemen. Wij werken nooit op basis van profiling. Er wordt ook geen gebruik gemaakt van biometrie, behavioural targeting, big data of machine learning. Onze adviezen (bijvoorbeeld omtrent uw selectie voor een functie) worden nooit automatisch gegenereerd, maar altijd opgesteld door één van onze Arbeids- en Organisatiepsychologen, in samenwerking met het team van Arbeids- en Organisatiepsychologen. Het advies wordt in de rapportage altijd uitgebreid, gedegen en zorgvuldig onderbouwd, waarbij wij altijd streven naar begrijpelijkheid en navolgbaarheid.
12. Gedragscode Nederlands Instituut van Psychologen
Alle VIJLBRIEF ASSESSMENT-adviseurs zijn verbonden aan het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) en zijn gehouden aan de gedragscode van het NIP. Meer informatie over het NIP is te vinden op www.psynip.nl. Indien u vragen heeft over het privacybeleid van VIJLBRIEF ASSESSMENT, kunt u contact met ons opnemen via info@vijlbriefassessment.nl of 071-5238041.
13. Klachten
Wij garanderen zoveel mogelijk professionaliteit, zorgvuldigheid en integriteit in de wijze waarop wij te werk gaan. Vijlbrief Assessment volgt hierin de gedragscode en de richtlijnen van het NIP. Wij vragen u uw eventuele klacht aan ons kenbaar te maken, zodat wij hier hopelijk naar uw tevredenheid op kunnen reageren. Mocht dit voor u onvoldoende blijken, dan kunt u zich wenden tot het NIP. De klachtenregeling van het NIP heeft betrekking op het beroepsmatig handelen van de psycholoog en is te vinden via www.psynip.nl. Met klachten rondom privacy kunt u zich ook wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl
14. Cookiestatement Vijlbrief Assessment
Vijlbrief Assessment gebruikt cookies, JavaScript en soortgelijke technieken voor de volgende doeleinden:
· het optimaliseren van de website
· de integratie van social media
· het verzamelen en analyseren van statistieken
· het gebruik, beheer en gericht kunnen tonen van advertenties en het vaststellen van de goede werking hiervan
Voor een aantal van bovenstaande punten is het vastleggen van bezoekersgedrag noodzakelijk. Ook derde partijen kunnen cookies plaatsen via Vijlbrief Assessment en internetgedrag volgen, zoals bijvoorbeeld het geval is bij embedded video’s van YouTube op de website.
Wat zijn cookies?
Vijlbrief Assessment maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Hieronder leest u wat cookies zijn, waarom Vijlbrief Assessment ze gebruikt en welke cookies Vijlbrief Assessment precies plaatst. Ook geven we informatie over de webstatistieken die wij bijhouden.
Waarom plaatst Vijlbrief Assessment cookies?
Dat doen we om te kijken hoe bezoekers van onze site de site gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Omdat dit soort cookies zeer weinig impact hebben op uw privacy, vallen ze onder de uitzondering in de cookiewet. Dat betekent dat Vijlbrief Assessment geen toestemming hoeft te vragen om deze cookies te plaatsen.
Webstatistieken
Vijlbrief Assessment maakt gebruik van webstatistieken. Wij analyseren deze gegevens. Hierdoor kan de website nog beter op bezoekers worden afgestemd. De verzamelde gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan voor verbetering van de website. De verzamelde gegevens worden niet aan derden ter beschikking gesteld. Het gaat om o.a. de volgende gegevens:
· de browser die wordt gebruikt (zoals Internet Explorer of Chrome);
· het tijdstip en de duur van uw bezoek;
· welke pagina’s bezocht zijn;
· zoekopdrachten die bezoekers binnen de website plaatsen.
Typen cookies
PHPSESSID: Dit cookie wordt geplaatst bij uw bezoek aan onze site. In dit cookie wordt bijgehouden wat u tijdens uw sessie op de website doet, bijv. of u ingelogd bent en daardoor pagina’s achter login mag bezoeken. Wordt slechts bewaard gedurende de termijn van de sessie.
Google Analytics – diverse cookies: Google Analytics is een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. Via deze cookies krijgt de klant inzage in haar websitebezoek. Denk aan bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. Op deze manier kan de klant de communicatie beter afstemmen op de behoeften van de websitebezoekers. De
klant kan niet zien wie (welke pc) haar website bezoekt. Google kan dit als aanbieder van de dienst wel. Dit type cookies kan tot 2 jaar na de sessie worden bewaard.
Naast deze cookies worden mogelijk nog cookies geplaatst als gevolg van het afspelen van filmpjes en cookies die door sociale netwerken zoals Facebook en Twitter geplaatst worden om content te delen.